Conference and event guidelines

Insurance Required

年轻的哈里斯学院要求承包组织提交保险证书(COI) Director of Conference & Event Services no later than 30 days prior to their event. COI记录了保险范围的存在和条款，以提供证据证明组织将能够履行必要的义务. 除非提前30天通知学院，否则不得取消本保险单. COI应提供一般责任证据，每次事故的金额不低于100万美元，总金额不低于200万美元. YHC还要求在组织使用设施的所有政策中被列为附加保险.

举办涉及未成年人(17岁及以下学生)的营地或活动的组织必须获得并提供虐待和骚扰责任保险的证明，每次发生的限额不低于100万美元. 这项义务可以通过合并的商业一般责任政策或单独的虐待和骚扰保险来履行. 必须在活动开始前至少10天向学院提交保险证明副本. 除非提前30天通知学院，否则不得取消本保险单.

Supervising Youth

组织必须为每10名17岁及以下的学生提供一名成人监护人. These chaperones should be on site for the entirety of the event. 监护人必须与他们负责监督的学生住在同一楼层的同一区域. 这些成年人对他们的学生的行为负责，并将作为YHC员工和学生之间的联络人.

抵达后将需要一份随叫随到/现场联系人名单，并应列出在整个会议/营地期间应对紧急情况和纪律的适当联系人. 这个人应该从活动开始到活动结束24小时都在. All chaperones should have completed a criminal background check, as well as appropriate training in interacting with minors, including instruction regarding Georgia’s Child Abuse Reporting Law. 该组织必须为每个没有父母陪伴的未成年儿童提供住院治疗或由医生治疗的医疗许可. 此免责声明必须由父母或监护人之一或双方签署，以便在发生伤害或事故时进行治疗. All guests must agree to comply with all reasonable YHC requests, regulations and policies, as well as all state and local ordinances.

Security

校园保安每天24小时提供服务，可拨打(706)379-4569.

位于青年哈里斯学院校园内的所有会议领导和与会者使用的设施均由青年哈里斯学院设施管理部门控制. Facilities Management, YHC警察局和镇县消防局可以在任何必要的时候进入设施.

Fire exit maps are on the back of each sleeping room door. 如果警报响起，冷静而迅速地走到最近的出口，然后离开大楼. Do not use the elevator. 任何破坏火警系统的人都将被逮捕并受到刑事起诉.

Home Away From Home

主组联系人将在办理入住手续时收到每个客房的房间钥匙. 房间应保持上锁，房间钥匙应始终与居住者同在. 如果房间钥匙丢失，更换钥匙的费用为30美元.

宿舍内的家具不得搬离预定位置. For example, 公共休息室的家具不得搬到其他公共休息室或卧室，反之亦然. Removing of any screen is prohibited. 领队/参加者如被发现搬动屏风或在窗户外抛掷或悬挂物品，将被要求离开.

明火，线圈，或热板禁止在宿舍. Food preparation can only take place in designated kitchen areas.

手机和平板电脑可以免费使用无线上网. 团体使用个人电脑上网，收费20美元.

Keeping It Clean

Public spaces and common areas are cleaned on a daily basis. Daily cleaning of guest rooms is not available.

房客必须在离开前打扫房间，清除所有垃圾和物品. 如果房间被认为不干净，每间房间将额外收取50美元的费用. Additional fees for unclean common spaces may also apply.

Damage

组织承担任何损坏Young Harris学院设施或财产的责任, 包括团队领导造成的过度磨损或垃圾, participants, or guests. 他们还将负责因客人跳电梯或滥用电梯而造成的任何损坏或所需的服务或维修.

一旦小组撤离大楼，设施将被检查. 入住前检查是可用的，必须提前要求和安排. If damage occurs, 详细的项目清单及其各自的费用将提供给组织.

Lost & Found

The organization’s contact will be informed if any Lost & Found items are identified. 物品可能会被运回给联系人，费用由本组织承担，也可能会被处理掉或捐赠给当地的慈善机构.

Prohibited Items

如果发现领导和/或参与者持有非法毒品或枪支，将被要求离开校园.

Parking

Parking is free of charge to all guests in all campus lots. 禁止在草坪、人行道或紧急车道上行驶.